Personvernerklæring

Hvem er ansvarlig

Nesset Film AS (org.nr 913 142 284, 1358 Jar) er behandlingsansvarlig for Fotolio-kontoen, det personlige bildebiblioteket, sikker drift og Fotolios egen utvikling av tjenesten. Spørsmål om personvern, innsyn, retting eller sletting kan sendes til post@fotolio.no.

Fotoklubben bestemmer formålet med medlemsadministrasjon og hvordan aktiviteter og innsendte bilder brukes i klubbens egen virksomhet. Spørsmål om en bestemt aktivitet eller bruk av et innsendt bilde kan derfor sendes til klubbens synlige kontaktadresse. Ansvarsrollen følger den konkrete behandlingen, ikke bare navnet vi setter på den; er du usikker på hvem du skal kontakte, hjelper Fotolio deg videre.

Hva vi lagrer om deg

• Konto: navn og e-postadresse. Kontoen opprettes når du aktiverer en invitasjon fra en klubb. Navnet er påkrevd, fordi det er slik bildene dine krediteres i klubben; du bestemmer selv hva det skal være, og kan endre det når som helst på profilsiden din.
• Innlogging med Google, hvis du velger det: vi mottar navnet og e-postadressen din fra Google, og lagrer en kobling mellom Fotolio-kontoen din og Google-kontoen. Vi ber ikke om tilgang til noe annet — ikke Gmail, ikke kontakter, ikke filer. Du kan alltid bruke innloggingslenken eller engangskoden på e-post i stedet.
• Profil: brukernavn, visningsnavn, kort presentasjon, profilbilde, språkvalg og personverninnstillingene dine. Du velger selv om profilen skal være offentlig.
• Bilder: filen du laster opp, bevart uendret, samt avledede versjoner i mindre format som brukes til visning og levering. Gir du bildet et eget navn, lagres det i tillegg til filnavnet fra opplastingen — som aldri endres. Navnet vises der bildet vises, også offentlig dersom du publiserer bildet.
• Bildemetadata (EXIF): teknisk informasjon kameraet legger inn, som kameramodell, objektiv, blender, lukkertid og opptakstidspunkt — og posisjonsdata dersom kameraet lagret det. Se eget avsnitt under.
• Klubbforhold: hvilke klubber du er medlem av, rollen din, og invitasjonen som ga deg tilgang.
• Innsendinger: hvilke bilder du har sendt inn til hvilke aktiviteter, med tidspunkt og status. Vi lagrer også en fast kopi av klubbregelen som gjaldt: klubb og aktivitet, kontaktadresse, tillatt bruk, regeltekst og versjon.
• E-postlogg: for hver e-post vi sender lagrer vi formål, mottakeradresse, leverandør og leveringsstatus, og en henvisning til hva den gjaldt — klubben, invitasjonen eller aktiviteten. Vi lagrer ikke innloggingslenker, engangskoder, aktiveringslenker eller selve e-postinnholdet.
• Innlogging: en sesjonsinformasjonskapsel som holder deg innlogget. Når du ber om å logge inn, lagrer vi i tillegg et kryptografisk avtrykk av innloggingslenken og engangskoden — ikke verdiene selv — til de er brukt eller utløpt etter ti minutter.
• Klubbens visningsenheter: klubbadmin kan koble en fremviser-PC til klubben. Vi lagrer skjermnavn, hvem som godkjente koblingen, utløp og sist brukt-tid, samt et kryptografisk avtrykk av enhetsnøkkelen — aldri selve nøkkelen. Velger noen ved fremviser-PC-en å lagre skjermen som bokmerke, lagrer vi i tillegg et avtrykk av bokmerkenøkkelen og når den ble laget og sist brukt. Klubbadmin kan fjerne den når som helst. Ved en midlertidig visningsforespørsel lagrer vi også aktivitet, skjerm, initierende administrator, status og tidsstempler samt et kuttpunkt og en fast kopi av visningsrekkefølgen.
• Redaksjonell historikk: når en platform-admin retter hjelpeinnhold eller release-notater, lagrer vi teksten, tidspunktet og hvilken administratorkonto som publiserte. Dette gjør det mulig å se historikken og gjenopprette en tidligere versjon.

Hvorfor vi behandler opplysningene

• Konto, klubbmedlemskap og bilder behandles for å oppfylle avtalen om å levere tjenesten til deg.
• Innsendinger til en klubbaktivitet behandles på grunnlag av avtalen om å levere Fotolio-funksjonen. Klubben bestemmer formålet og må ha grunnlag for sin egen bruk av bildene. Når du sender inn, aksepterer du den konkrete klubbregelen som vises i flyten. Dette er ikke ment som et generelt personvernsamtykke. Vi lagrer regelen og versjonen sammen med innsendingen for å kunne dokumentere hva som gjaldt.
• E-post om klubbens aktiviteter, inkludert det månedlige nyhetsbrevet, beskjed når kontoen din blir lagt til i en klubb, kvittering når du har levert bilder til en aktivitet og beskjed når et av bildene dine har fått et redigeringsforslag og påminnelse før en innsendingsfrist, sendes med grunnlag i medlemsforholdet (berettiget interesse). Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet med lenken nederst i e-posten, og styre de øvrige under Varsler i profilen din. Nødvendige meldinger om kontoen din, som innloggings-e-poster og invitasjoner, sendes uansett.
• Sikkerhet og drift behandles med grunnlag i berettiget interesse i å holde tjenesten trygg og tilgjengelig.

Bildeinformasjon, posisjon og dine valg

Kamera og redigeringsprogrammer kan legge teknisk informasjon i bildefilen, ofte kalt EXIF. Det kan være kamera, objektiv, innstillinger, tidspunkt og nøyaktige koordinater. Fotolio skiller mellom hva som lagres i ditt private bibliotek, og hva som følger med bildet når du sender det inn eller publiserer det.

• Full metadata lagres som standard i ditt private bibliotek, fordi det er informasjon du selv skal kunne se om dine egne bilder.
• Posisjonsdata deles aldri som standard. Når du sender inn et bilde eller legger det i en offentlig portfolio, følger tekniske opplysninger som kamera, innstillinger og tidspunkt med — det fotografer spør hverandre om — men ikke hvor bildet ble tatt. At noe er lagret privat betyr aldri at det følger med ut.
• Du styrer selv to uavhengige valg i profilinnstillingene: hva som lagres ved nye opplastinger, og hva som følger med bildet når du sender det inn eller publiserer det. Ditt private bibliotek viser informasjonen som faktisk ble importert. Vil du ikke dele noe som helst, kan delingsvalget settes til ingenting.
• Ønsker du ikke at posisjonsdata lagres i det hele tatt, kan du sette importvalget til å utelate dem før du laster opp.

Bilder av andre personer

Et bilde kan inneholde personopplysninger om andre enn deg — personer som er avbildet. Når du laster opp og sender inn bilder, er det du som er ansvarlig for at du har rett til å bruke dem slik. Er du avbildet i et bilde noen andre har lastet opp, kan du kontakte oss på post@fotolio.no eller bruke rapporteringsskjemaet.

En egen kopi for aktiviteten

Når du sender inn et bilde til en klubbaktivitet, lages en egen, uforanderlig kopi av bildet slik det var i det øyeblikket, sammen med navnet ditt slik det skal krediteres og regelen du aksepterte. Kopien brukes i den navngitte aktiviteten og forsvinner ikke automatisk om du melder deg ut eller redigerer bildet i ditt eget bibliotek.

Før aktivitetens frist kan du trekke innsendingen selv, uten å spørre noen. Etter fristen finner du «Be om fjerning» under Mine innsendinger. Den åpner en e-post direkte til klubbens kontakt, som behandler forespørselen og kan fjerne bildet fra aktiviteten. Fotolio bistår klubben ved teknisk behov. Dette gjelder innsendingen — ditt eget bilde i ditt eget bibliotek kan du alltid slette selv.

Når en innsending trekkes eller fjernes, blir den inaktiv og brukes ikke videre i aktiviteten. Vi beholder foreløpig den inaktive posten, bildet og regelkopien for å dokumentere hendelsen. En forespørsel om full sletting vurderes separat som en personvernhenvendelse. Kopier som noen allerede har lastet ned, kan ikke teknisk kalles tilbake.

Klubbadministratorer kan lagre private redigeringsforslag til en innsending som del av bildekritikk. Originalen og innsendingen endres aldri, og du kan se, laste ned og slette slike kopier.

Hvem får se opplysningene

• Du selv. Bildene i biblioteket ditt er private til du aktivt sender dem inn eller publiserer dem.
• Klubben din ser navnet ditt, e-postadressen din, medlemsstatus og de bildene du har sendt inn til klubbens aktiviteter.
• Deltakere på klubbkvelden kan se innsendte bilder, fotografnavn og den presentasjonsinformasjonen aktiviteten bruker på en skjerm som klubbadmin har koblet til klubben. Skjermen får bare tilgang i klubbens valgte tidsvindu, som kan begynne fra 2 til 24 timer før aktiviteten. En klubbadmin kan også be skjermen om en bestemt aktivitet utenfor vinduet; noen ved skjermen må godkjenne, og den avgrensede sesjonen varer maksimalt tolv timer.
• Den du inviterer ser navnet ditt, dersom du er klubbadmin og legger noen til i klubben. Invitasjons-e-posten sier hvem som inviterte, slik at mottakeren kan se at den er ekte.
• Alle ser bare det du selv har gjort offentlig: en offentlig profil og bildene du har lagt i porteføljen der.

Vi selger ikke personopplysninger, og vi bruker dem ikke til annonsering eller profilering. Det gjelder også opplysningene vi mottar fra Google når du logger inn med Google: navnet og e-postadressen din brukes bare til å opprette og gjenkjenne kontoen din, de overføres ikke til andre, og de brukes ikke til å trene modeller.

Leverandører vi bruker

Tjenesten driftes på servere i EU. Vi bruker disse databehandlerne:

• Hetzner — servere og lagring, i Helsinki, Finland.
• Cloudflare — navnetjeneste og videresending av innkommende e-post.
• Mailjet — utsending av e-post.
• Google — bare for deg som velger å logge inn med Google. Da får Google vite at du logger inn i Fotolio. Bruker du innloggingslenken eller engangskoden på e-post, er ikke Google involvert i det hele tatt.

Vi har ingen planlagt overføring av personopplysninger ut av EU/EØS ut over den du selv utløser ved å velge Google-innlogging. Åpnings- og klikksporing i e-post er slått av.

Hvor lenge vi lagrer

• Konto og profil: så lenge du har en konto.
• Bilder i ditt bibliotek: til du sletter dem. Et slettet bilde ligger 10 dager i søppelkurven, der du kan angre, før det fjernes for godt.
• Innsendinger: så lenge aktiviteten består. De slettes ikke automatisk når aktiviteten er over. En innsending som trekkes eller fjernes, beholdes foreløpig som en inaktiv post med bildet og regelkopien, frem til aktiviteten slettes eller en forespørsel om full sletting er behandlet.
• E-postlogg: så lenge det er nødvendig for å dokumentere at nødvendige meldinger faktisk ble levert.
• Visningsenheter: til klubbadmin kobler dem fra, tidsbegrensningen utløper eller klubben slettes. Tilbakekallinger og brukstid kan beholdes som sikkerhetslogg så lenge det er nødvendig for trygg drift.
• Redaksjonell historikk: tekstversjonene beholdes som dokumentasjon av det publiserte innholdet. Koblingen til administratorkontoen fjernes dersom kontoen slettes.

Rettighetene dine

Du har rett til innsyn i opplysningene vi har om deg, til å få rettet feil, til å få slettet opplysninger, til å begrense eller protestere mot behandlingen, og til å få dine egne data utlevert i et vanlig filformat. Dataportabilitet er et uttalt løfte i Fotolio: du skal kunne ta med deg bildene og dataene dine ut.

Retten til sletting har lovbestemte unntak. Om et unntak gjelder må vurderes konkret; en generell interesse i klubbhistorikk er ikke i seg selv et automatisk svar. Vi sier fra om hvorfor dersom vi ikke kan slette noe.

Henvendelser sendes til post@fotolio.no. Du kan også klage til Datatilsynet.

Informasjonskapsler

Fotolio bruker bare informasjonskapsler som er nødvendige for at tjenesten skal virke: å holde deg innlogget, beskytte innloggingen og huske at en klubbskjerm er koblet til riktig klubb. Vi bruker ikke analyse- eller annonsekapsler, og har derfor ingen samtykkebanner.

Endringer

Endrer vi hvilke opplysninger som samles inn, lagres, deles eller sendes ut, oppdaterer vi denne siden og setter ny versjon og dato nederst. Ved vesentlige endringer varsler vi deg på e-post.